Stephan Herbert Fuchs
Intensiver Austausch mit den Referenten, hier Jan Heitkötter von der Handwerkskammer Bremen, bei der Informationsveranstaltung zum Thema eRechnung.

Fachveranstaltung des Schaufensters Süd des KDH zur elektronischen Rechnungsabwicklung - Riesiges Interesse, KDH führt WartelisteWeniger Bürokratie dank eRechnung

Bayreuth. Egal welche Branche – Rechnungen stellen alle Handwerker. Daher ist diese auch der Schlüssel zu vielen elektronischen Geschäftsprozessen. Eine Lösung kann die eRechnung sein, die helfen soll, schneller, kostengünstiger, transparenter und mit weniger Bürokratie zu arbeiten. Wie das funktionieren kann, erläuterten Spezialisten bei einer Informationsveranstaltung des Schaufensters Süd des Kompetenzzentrums Digitales Handwerk (KDH) an der HWK für Oberfranken in Bayreuth.

Wer über eRechnung redet, redet eigentlich über den gesamten Workflow im Betrieb, sagte HWK-Hauptgeschäftsführer Thomas Koller zum Auftakt der Veranstaltung: Von der Angebotserstellung über die Kalkulation, die mobile Zeiterfassung bis zum Online-Banking. Die eRechnung sei da eine logische Konsequenz.

Diese ist eigentlich im Handwerk auch schon weit verbreitet, betonte Jan Heitkötter von der Handwerkskammer Bremen, die Themenpartnerin des KDH ist. Aktuell werde meist das Datenformat PDF genutzt, das per E-Mail verschickt werde, sagte Heitkötter. „Natürlich hat auch das PDF bereits Vorteile“, betonte Heitkötter. Der Betrieb spare zum Beispiel Porto und Zeit, Fehler könnten minimiert und die Abläufe beschleunigt werden. „Die eRechnung bietet aber noch deutlich mehr Potenzial“, appellierte der HWK-Referent. „Ziel sollte es tatsächlich sein, den kompletten Schaffensvorgang, von der Bestellung bis zu Bezahlung, digital abzuwickeln.“

Wichtigstes Kriterium einer e-Rechnung: Ihr Inhalt darf nicht veränderbar sein. Das sei gar nicht so einfach, denn jedes Datenformat lasse sich manipulieren, sagte Jan Heitkötter. Während strukturierte Datenformate alle einen Schutz hätten, sei beim derzeit gängigen PDF der PDF/A-Standard zur Langzeitarchivierung zu bevorzugen.

Herausforderung Archivierung

Überhaupt sei die Archivierung eine der größten Herausforderungen. Der Steuerpflichtige habe durch geeignete Maßnahmen dafür Sorge zu tragen, dass jede Veränderung an den Daten nachvollziehbar und sie gegen unbeabsichtigtes Löschen gesichert sind, so schreibe es die Finanzverwaltung vor. „Ausreden ziehen nicht“, warnte Heitkötter. Ein vergessenes Passwort, ein Virus oder ein Festplattencrash interessierten das Finanzamt normal nicht.

Beim Thema eRechnung drängt die Zeit beinahe schon etwas. Denn im November tritt eine EU-Richtlinie in Kraft, mit der öffentliche Auftraggeber verpflichtet werden, e-Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten. Eine Verpflichtung, eRechnungen auszustellen ist damit zwar noch nicht verbunden. Doch diese kommt ab 2020. „Unternehmen sind ab dann verpflichtet, an öffentliche Auftraggeber eRechnungen auszustellen.“ Standardformat soll die „XRechnung“, ein XML-basiertes semantisches Datenmodell, sein.

Häufig stehen vor der eRechnung beziehungsweise vor der Digitalisierung des gesamten Workflows allerdings Investitionen in die IT-Sicherheit. Werner Schmit, IT-Security-Beauftragter vom Bundestechnologiezentrum für Elektro- und Informationstechnik (BFE) in Oldenburg, bezeichnete die Sicherheit der Daten und IT-Strukturen als die Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Digitalisierung. Wobei er Einschränkungen machen musste. „IT-Sicherheit ist möglich – aber nicht zu 100 Prozent.“

"IT-Sicherheit ist Chefsache"

Schmit stellte klar, dass IT-Sicherheit mehr bedeute, als Firewalls und Virenscanner einzusetzen, als Router und Switches sicher zu konfigurieren. Investitieren in die IT-Sicherheit heiße vielmehr, ein ganzes Bündel an organisatorischen, infrastrukturellen, personellen, und technischen Maßnahmen zu ergreifen und Notfallmaßnahmen vorzuhalten. Dazu komme, dass alles möglichst schriftlich geregelt sein sollte, etwa wer Backups durchführt oder wer die Urlaubsvertretung macht. Die Botschaft von Werner Schmit: „IT-Sicherheit ist Chefsache.“. Niemand dürfe glauben, es gehe ihn nichts an. „Im Schadensfall muss der Chef dafür haften“. Daher müsse dieser zumindest so viel davon verstehen, dass er das Thema managen kann.

Als größte Herausforderung im Zuge der Digitalisierung bezeichnete Stefan Weinmann von der IT-Genossenschaft Datev mit Sitz in Nürnberg, das Speichern der zu erwartenden gewaltigen Datenmenge. So müssten eRechnungen zehn Jahre lang unverändert aufbewahrt werden, für Dritte, also für Betriebsprüfer, nachvollziehbar sein und gegen Verlust geschützt werden. Als Problem erweise sich dabei die Flüchtigkeit von Speichermedien wie gebrannten CDs, DVDs oder Speichersticks. Besser seien externe Speichermöglichkeiten wie Serverlösungen, noch besser sei die Cloud. Egal wie“, das Speichern ist wichtig. Weinmann: „Der Prüfer der Finanzverwaltung ist eindeutig: kein Backup, keine Gnade“.

Bayreuth, 16. Januar 2018