Bayreuth. Deutsche Handwerksbetriebe leiden zunehmend unter bürokratischen Vorgaben und Dokumentationspflichten. Laut dem Präsident des Zentralverbands des deutschen Handwerks (ZDH), Hans Peter Wollseifer, verbringen Betriebsinhaber bis zu 40% ihrer Zeit am Schreibtisch. Hinzu kommen täglich im Schnitt nochmal zwei Stunden, die im Büro für Dokumentensuche und -ablage investiert werden. Insgesamt viel Zeit für unproduktive Arbeit, die auf der Baustelle, in der Werkstatt oder bei der Kundenbetreuung fehlt. Digitalisierte Büroarbeitsplätze sind eine Möglichkeit, dem Handwerker einen großen Teil dieser Zeit für Bürokratie zurückzugeben. Wie diese Büroarbeitsplätze aussehen und ausgestattet sein können, das lernten die Teilnehmer der Schulung „Digital und vernetzt – der Büroarbeitsplatz 4.0 im Handwerk“ am Schaufenster Fertigung- und Automatisierungstechnologien (FuA) des Kompetenzzentrums Digitales Handwerk (KDH) an der Handwerkskammer für Oberfranken.

Wer sich einen ersten Überblick verschaffen will, welche Bürotätigkeiten und -handgriffe effizienter erledigt werden könnten, muss sich eine einfache Frage stellen: Welche analogen Prozesse können teilautomatisiert oder sogar vollautomatisiert werden? Denn genaue diese Abläufe können durch digitale Tools bearbeitet werden. Der Büroarbeitsplatz ist dabei eine wichtige Schaltzentrale, da bei ihm viele Prozesse zusammenlaufen und zentral verwaltet und gesichert werden. Der Referent der Schulung, Oliver Eismann, der stellvertretender Projektleiter des KDH an der HWK für Oberfranken ist, erklärte: „Daher ist es so wichtig, als Handwerker nicht nur in digitale Werkzeuge zu investieren, sondern auch die Ausstattung im Büro in Form von Hardware und Software auf Höhe der Zeit zu halten und im Bedarfsfall eventuell auch eine Vernetzung bis auf die Baustelle im mobilen Einsatz zu ermöglichen.“

Eismann warnte aber auch vor der größten Falle, in die viele Unternehmen bei der Digitalisierung der Büro-Prozesse tappen. „Bestehende analoge Prozesse einfach 1:1 in die digitale Welt zu transferieren, führt nicht zwangsläufig zu den gewünschten Einsparungseffekten!“ Vielmehr solle jeder Prozess, der ohnehin angepackt wird, wie etwa Posteingang oder Rechnungskontierung, gleich auf Effizienz und mögliche Verbesserungspotenziale geprüft werden. Ein Aufwand, der sich lohnt. „Die größten Einsparpotenziale schlummern in bislang papiergebundenen Prozessen, wie sie in den meisten Handwerksbetrieben noch an der Tagesordnung sind. Ganz zu schweigen von den zusätzlichen Lagerkosten, um die Papierberge für die gesetzlich vorgegebenen zehn Jahre sicher zu verwahren“, sagte der stellvertretende KDH-Projektleiter.

Mit Hilfe des sogenannten „Ersetzenden Scannen“ kann der Handwerker zum Beispiel auf eine digitale Lösung zurückgreifen, die es ihm ermöglicht, die komplette Prozesskette ab Posteingang/Rechnungseingang bis zum Steuerberater bzw. zur Speicherung/Ablage abzubilden und im Bedarfsfall sogar mit anderen digitalen Prozessen zu verknüpfen. Wichtig ist dabei, dass alle Voraussetzungen und rechtlichen Rahmenbedingungen erfüllt werden, wie z.B. die Einbindung einer Archivierungssoftware mit revisionssicherem Archiv oder die dazugehörige Verfahrensdokumentation.

Das Fazit, das der Schulungsleiter den Teilnehmern mit auf den Weg gab, ist eindeutig: „Am Ende profitiert der Betrieb von einem schnellen Auffinden archivierter Dokumente, schnelleren Prozessabläufen, geringeren Gesamtkosten und nicht zuletzt von einer gesteigerten Nachhaltigkeit durch Einsparung des wichtigen Rohstoffes Papier.“

Bayreuth, 11. Juli 2019

 Ansprechpartner/in

Kompetenzzentrum Digitales Handwerk, Schaufenster Fertigung und Automatisierungstechnologien

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Das Kompetenzzentrum Digitales Handwerk ist ein gefördertes, bundesweites Projekt, durch das die Digitalisierung im Handwerk vorangetrieben werden soll. Informationen zum KDH gibt es unter handwerkdigital.de